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SÉLECTION DE L'OFFRE

Catégorie du poste : A, C

CHARGE D’ACCUEIL ET DE GESTION DU COURRIERCDD REMPLACEMENT

PRÉSENTATION DE LA COLLECTIVITÉ

La ville de Saint-Genis-Laval est une commune de 22 000 habitants, située au cœur de la Métropole de Lyon. Attractive et en croissance dynamique, elle compte 250 agents permanents qui ont pour mission de mettre en œuvre des services publics de proximité et de contribuer à façonner un territoire vivant, durable et vertueux.

Pour l’exercice de ses missions, la commune s’appuie sur un état d’esprit partagé :

• Climat de confiance : loyauté et reconnaissance

• Esprit d’équipe : intelligence collective et solidarité

• Capacité d’adaptation : innovation et amélioration continue

La ville est organisée en 5 directions qui travaillent en réseau et déploient un projet d’administration en mode projet, autour des enjeux de la transition écologique, de la modernisation, de la participation des habitants, de la mutualisation des moyens et de l’optimisation du fonctionnement.

L’action de la ville est reconnue par plusieurs distinctions et démarches :

• Territoire engagé pour la transition écologique – Cap27 ! : 2 étoiles (2024)

• Ville fleurie : 3 fleurs (2023)

• Ville active et sportive : 3 lauriers (2024)

Dans ce cadre, la ville veille au développement des compétences des agents, à leur responsabilisation et à leur bien-être au travail. Les mobilités douces et alternatives sont soutenues par le forfait mobilité durable et le remboursement des abonnements de transport en commun à hauteur de 75 %. Enfin, lorsque les missions le permettent, le télétravail est encouragé dans le cadre fixé par la collectivité.

CADRE D’EMPLOI ET PROFIL

Direction : Direction Générale

Services : Affaires Générales

Type de poste : Permanent

Cadre d’emploi : Adjoint administratif territorial

Catégorie d’emploi : C

Temps de travail : Temps non complet – 18h hebdomadaires, organisées par demi-journées

Lieux de travail : Hôtel de Ville

Rémunération : Selon la grille indiciaire + IFSE

Expérience : Débutant à Confirmé

Possibilité de télétravail : Non

Management : Non

Dispositions particulières : Participation à la continuité du service public. Respect des obligations de confidentialité et de discrétion professionnelle.

Sous la responsabilité de la responsable du service Affaires Générales, le/la chargée d’accueil et de gestion du courrier contribue à la qualité du service public en assurant le traitement et l’orientation des courriers et courriels adressés à la collectivité et en participant à l’accueil et à l’accompagnement des usagers dans leurs démarches.

Les missions principales :

• Mission 1 : Assurer la gestion et la diffusion du courrier papier

  Vous réceptionnez, analysez et triez les courriers entrants afin de garantir leur traitement dans les meilleurs délais.
  Vous assurez la numérisation, l’enregistrement et la bonne orientation des documents en lien avec la Direction Générale et le Cabinet.
  Vous gérez le courrier départ, le suivi des affranchissements et les relations courantes avec les services de La Poste.

• Mission 2 : Assurer le traitement et l’orientation des courriels

  Vous relevez, analysez et orientez les courriels adressés à la collectivité en veillant à leur bonne diffusion.
  Vous enregistrez les demandes dans les outils métiers et rédigez les éléments de description nécessaires à leur suivi.
  Vous veillez à la qualité, à la réactivité et à la fiabilité du traitement des sollicitations des usagers.

  
  

• Mission 3 : Contribuer à l’accueil et à l’accompagnement des usagers

  Vous assurez ponctuellement l’accueil physique et téléphonique des administrés en apportant des réponses de premier niveau.
  Vous orientez les usagers vers les interlocuteurs compétents en fonction de la nature et du degré d’urgence des demandes.
  Vous contribuez à l’image de la collectivité en garantissant un accueil de qualité et une relation usager adaptée.

• Mission 4 : Participer au fonctionnement transversal du service

  Vous assurez un reporting régulier de votre activité et rendez compte des difficultés rencontrées à votre hiérarchie.
  Vous participez au classement et à l’archivage des dossiers ainsi qu’à l’amélioration continue des procédures du service.
  Vous développez des relations de travail transversales avec les différents services afin de favoriser la bonne circulation de l’information.

Les missions secondaires :

• Participer aux missions ponctuelles du service Affaires Générales

• Vous contribuez à l’organisation des scrutins électoraux et aux opérations liées aux élections.
  Vous participez ponctuellement à certaines démarches simples relevant de l’état civil.
  Vous assurez la continuité du service en fonction des besoins et des priorités de la collectivité.

Affaires générales, état civil et accueil

VOS COORDONNÉES