Toodego, les services en ligne dans la métropole de Lyon

SÉLECTION DE L'OFFRE

Catégorie du poste : C

ASSISTANT DE DIRECTION

PRÉSENTATION DE LA COLLECTIVITÉ

La ville de Saint-Genis-Laval est une commune de 22 000 habitants, située au cœur de la Métropole de Lyon. Attractive et en croissance dynamique, elle compte 250 agents permanents qui ont pour mission de mettre en œuvre des services publics de proximité et de contribuer à façonner un territoire vivant, durable et vertueux.

Pour l’exercice de ses missions, la commune s’appuie sur un état d’esprit partagé :

• Climat de confiance : loyauté et reconnaissance

• Esprit d’équipe : intelligence collective et solidarité

• Capacité d’adaptation : innovation et amélioration continue

La ville est organisée en 5 directions qui travaillent en réseau et déploient un projet d’administration en mode projet, autour des enjeux de la transition écologique, de la modernisation, de la participation des habitants, de la mutualisation des moyens et de l’optimisation du fonctionnement.

L’action de la ville est reconnue par plusieurs distinctions et démarches :

• Territoire engagé pour la transition écologique – Cap27 ! : 2 étoiles (2024)

• Ville fleurie : 3 fleurs (2023)

• Ville active et sportive : 3 lauriers (2024)

Dans ce cadre, la ville veille au développement des compétences des agents, à leur responsabilisation et à leur bien-être au travail. Les mobilités douces et alternatives sont soutenues par le forfait mobilité durable et le remboursement des abonnements de transport en commun à hauteur de 75 %. Enfin, lorsque les missions le permettent, le télétravail est encouragé dans le cadre fixé par la collectivité.

CADRE D’EMPLOI ET PROFIL

• Direction et services : DAVE (Direction de l'Aménagement et de la Vie Économique) – Assistante de Direction

• Type de poste : Fonctionnaire ou contractuel

• Cadre d’emploi : Adjoint administratif Cat C

• Temps de travail : 35h sur une semaine de 4,5jours

• Lieux de travail : 61 avenue Clemenceau Saint-Genis-Laval

• Rémunération : Selon la grille indiciaire de la fonction publique et IFSE

• Expérience : Confirmée

• Possibilité de télétravail : Oui

• Management : Non

MISSIONS DU POSTE

Sous la responsabilité du Directeur, vous assurez un appui administratif, organisationnel et budgétaire auprès de la direction et des chefs de service afin de garantir le bon fonctionnement et la coordination des activités de la direction.

Les missions principales :

1. Assurer l’assistance administrative de la direction

Vous organisez l’agenda du directeur, préparez les réunions et assurez le suivi administratif des dossiers.
Vous gérez le courrier, participez à la rédaction et à la mise en forme des documents administratifs et comptes rendus.
Vous coordonnez l’organisation des réunions, commissions et instances de la direction, en lien avec les services et le cabinet.

2. Contribuer à l’organisation et à la gestion administrative de la direction

Vous participez à l’organisation des réunions interservices, événements, déplacements et formations de la direction.
Vous assurez le classement, l’archivage et la gestion documentaire afin de garantir la traçabilité des dossiers.
Vous contribuez à l’amélioration des procédures administratives et travaillez en transversalité avec les services concernés.

3. Assurer un appui à la gestion budgétaire des services

Vous accompagnez le directeur et les chefs de service dans la préparation et le suivi du budget annuel.
Vous participez à l’exécution budgétaire en réalisant les bons de commande, en suivant les crédits et en assurant le suivi des factures.
Vous assurez le lien avec la direction des finances et contribuez à la mise à jour des tableaux de bord budgétaires.

4. Assurer l’appui administratif pour les marchés publics

Vous accompagnez les services dans la préparation administrative des marchés publics et des consultations.
Vous assurez le lien avec le service marchés et veillez au respect des procédures et des délais.
Vous participez au suivi administratif et budgétaire de l’exécution des marchés.

5. Assurer le suivi des outils numériques de communication de la direction

Vous êtes référente pour l’utilisation et la mise à jour du site internet et de l’outil SIGNAL pour la direction.
Vous recensez les besoins des services et veillez à la mise à jour des informations diffusées.
Vous mettez en ligne les contenus transmis par les chefs de service.

6. Apporter un appui administratif aux services de la direction

Vous accompagnez les services dans l’organisation de leurs réunions, commissions et démarches administratives.
Vous participez au suivi de dossiers spécifiques (DIA, TLPE, débits de boissons, commissions, archi-conseils…).
Vous assurez ponctuellement un renfort administratif aux services afin de garantir la continuité du service public.

Service de l'aménagement et de la vie économique

VOS COORDONNÉES